La Compagnie des Bâtiments d'Aquitaine, acteur majeur dans le secteur du bâtiment (couverture, nettoyage, rénovation), faisait face à une organisation largement basée sur le papier et des processus manuels.
En tant qu'expert automatisation IA sur Bordeaux, nous sommes intervenus pour accompagner cette PME dans sa transformation digitale, avec un focus sur l’optimisation des processus métier autour de leur CRM, malheureusement largement sous exploité.
Découvrez les actions mises en place et les bénéfices que la compagnie a retiré de cette prestation d'accompagnemet.
La Compagnie des Bâtiments d’Aquitaine, spécialisée dans la couverture, le nettoyage et la rénovation, est une entreprise traditionnellement orientée vers le papier. Elle utilise le CRM Sellsy : choix pertinent, cependant, il n’était exploité qu’à moitié, car celui-ci était principalement réservé à la gestion de l’administration des ventes. Les commerciaux utilisaient encore des bons de commande papier qu’ils transmettaient via la messagerie Slack, nécessitant une ressaisie fastidieuse et source d’erreurs potentielles. La remontée d’informations était peu structurée, et le suivi des chantiers reposait sur un système de bannettes physiques, où les fiches passaient de bannette en bannette selon leur avancement. La personne en charge de la supervision des commerciaux notait leurs rendez-vous dans un agenda Google, sans lien avec le CRM, ce qui empêchait un suivi commercial complet.
De plus, l’entreprise utilisait une messagerie Slack pour la communication interne et des comptes Gmail personnels, ce qui complexifiait la gestion du parc des employés, pesait sur la sécurité et la cohérence des informations. La gestion dispersée des outils s’accompagnait de frais élevés dus à la multiplication des logiciels, souvent en doublon, entraînant une faible efficacité et un risque accru de perte d’informations stratégiques.
Face à la croissance de l'entreprise, une transformation digitale a été initiée pour optimiser l’ensemble des processus métier, renforcer la sécurité des données et rationaliser la stack d’outils. Voici comment cette démarche a concrètement modernisé l'entreprise.
Avant la transformation digitale, la Compagnie des Bâtiments d’Aquitaine disposait d’une stack d’outils très hétérogène, avec de nombreux doublons, ce qui engendrait des frais élevés liés au volume important de logiciels utilisés. Cette diversité compliquait non seulement la gestion technique, mais aussi la formation et l’usage quotidien par les collaborateurs, avec parfois des outils en doublon (ex : Dropbox + OneDrive). Par ailleurs, l’utilisation de messageries Gmail personnelles (parfois partagées entre plusieurs employés), sans centralisation ni politique de sécurité renforcée, posait des risques importants de perte d’informations et de failles en cas de départs d’employés.
La rationalisation de ces outils a été un axe majeur de la transformation. Pour initier cette prestation, l’intégration de Google Workspace a permis de mutualiser l’ensemble des services essentiels : messagerie professionnelle sécurisée, stockage cloud, agendas partagés, outils collaboratifs Docs, Sheets et Slides, IA Gemini ainsi que l’accès centralisé aux échanges par Gmail professionnel, utilisant le nom de domaine de la compagnie. Cette consolidation a permis de réduire drastiquement les coûts liés aux licences logicielles tout en renforçant la sécurité des données et en simplifiant la gestion des comptes utilisateurs. Cela apporte également une image plus professionnelle lors des communications clients, puisque chaque employé dispose d'un email de la compagnie (avant : jean.pro@gmail.com, après : jean@groupe-cdba.fr).
Grâce à Google Workspace, la communication interne et la gestion documentaire sont désormais fluides, sécurisées et transparentes. Cette plateforme unifiée facilite la collaboration en temps réel, améliore la traçabilité des échanges et offre une base solide pour intégrer les workflows automatisés. Ainsi, l’entreprise gagne en cohérence, en efficience et en contrôle tout en éliminant les redondances et les risques liés à un parc d’outils disparate.
Cette première action a permis :
Pour mettre fin au 100% papier, nous avons entrepris une reconfiguration complète du CRM Sellsy pour qu’il corresponde précisément aux besoins métier de la Compagnie des Bâtiments d'Aquitaine. Le CRM est devenu le pivot central de toutes les activités commerciales et opérationnelles. Actions simples mais efficaces : définition du processus de vente autour du CRM, mise en place de champs personnalisés, mise à jour des produits et services dans le CRM, définition des étapes métier correspondant au mode de fonctionnement de l'entreprise, intégration d'automatisations IA et d’outils Google Workspace.
Aujourd'hui, nous avons déployé une flotte de tablettes durcies mises à disposition des commerciaux, qui utilisent désormais exclusivement le CRM, leur permettant :
Accompagné de petites automatisations intelligentes autour du CRM, ce déploiement a généré un gain de productivité significatif pour l’administration des ventes. Il a permis une nette réduction des erreurs de saisie et une communication plus fluide, en limitant les allers-retours liés aux bons de commande illisibles ou aux informations manquantes.
Les commerciaux sont aujourd’hui plus performants sur le terrain : ils disposent d’un catalogue produit toujours à jour, peuvent saisir rapidement leurs devis avec possibilité de signature électronique, et ont accès en permanence à une base prospects et clients complète.
Un processus métier centré autour du CRM offre désormais une traçabilité claire et instantanée. Chaque chantier est associé à des étapes visibles par toutes les équipes, facilitant la coordination entre commerciaux, administration et terrain. Grâce aux données produites dans le CRM et aux automatisations IA, la compagnie dispose aujourd'hui de tableaux de bord à jour pour effectuer le suivi et piloter l'entreprise plus sereinement.
Les dirigeants, Olivier et Yohann, disposent maintenant en temps réel :
Nous avons déployé plusieurs automatisations ciblées qui apportent un gain de temps significatif et optimisent les processus métier :
La création d’une tâche (visite client, assistance technique, etc.) dans le CRM Sellsy déclenche automatiquement une suite d’actions préparatoires : génération d’un modèle de compte rendu, création de l’événement dans l’agenda du commercial, et ajout du lien vers la fiche client. Cette automatisation fait gagner en moyenne 10 minutes par jour à l’équipe de supervision, qui peut ainsi mieux organiser les tournées et consolider les comptes rendus quotidiens.
La réduction des temps de trajet est un enjeu clé pour les commerciaux. Un outil payant de planification a été remplacé par une mini-application Slack intégrant une automatisation IA. Celle-ci recherche les clients et prospects selon une zone ou un itinéraire défini, économisant environ 5 minutes par jour et supprimant un coût de licence mensuel de 35 €.
Les prospects issus du Call Center sont importés automatiquement dans le CRM : les tâches et événements correspondants sont générés dans les agendas des commerciaux chaque matin. Le soir, l’IA consolide les comptes rendus de visite, en synthétise les données, et envoie un rapport quotidien au Call Center. Cette automatisation représente un gain d’environ 15 minutes par jour.
Un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) a été déployé pour créer automatiquement les fiches prospects à partir de devis ou factures papier. À partir de documents scannés, un agent IA extrait les informations pertinentes, les structure et les insère dans le CRM. Plus de 600 fiches ont été importées, générant un gain de 2 minutes par fiche, soit plus de 20 heures de travail économisées sans aucune erreur de saisie.
La synchronisation du CRM avec Looker Studio permet désormais de produire en temps réel des tableaux de bord dynamiques : suivi opérationnel, chiffre d’affaires, taux de visite, taux de conversion, etc. Cet outil, auparavant inexistant, offre une vision instantanée des performances commerciales et facilite la prise de décision stratégique.
Pour ajuster régulièrement les prix du catalogue, une mini-application Slack connectée au CRM automatise désormais un processus auparavant long et manuel (1 à 2 jours de travail). L’entreprise peut ainsi mettre à jour ses tarifs, suivre la rentabilité de chaque service et optimiser le ROI, gagnant en moyenne 1 jour par mois.
Cette intégration repose sur des notifications intelligentes déclenchées par les actions effectuées dans le CRM (ventes, changement d’étape, etc.). Elle renforce la communication interne entre les équipes de supervision et les commerciaux terrain, supprimant les échanges répétitifs sur Slack et économisant un temps considérable chaque jour.
Lorsqu’un chantier passe à l’étape “Chantier à programmer” dans le CRM, une fiche Google Doc se génère automatiquement. Le superviseur peut estimer la charge de travail, planifier les achats de matériaux et renseigner des informations pour l’équipe technique. Une fois la programmation validée, la fiche est convertie en PDF pour les techniciens terrain. Cette automatisation économise environ 5 minutes par chantier, soit 75 minutes par mois en moyenne, tout en supprimant les pertes d’informations liées aux notes manuelles.
La génération automatique des rapports comptables via le CRM garantit un suivi fiable tout en réduisant le temps de consolidation manuelle d’environ 10 minutes par jour.
Résultats globaux : ces automatisations ciblées améliorent significativement l’efficacité opérationnelle, libèrent plusieurs heures de travail chaque semaine et réduisent les coûts liés aux outils externes.
Lors de cette prestation, l’accompagnement des équipes et la formation aux nouveaux processus et outils ont été essentiels pour réussir toute transformation digitale. Il est primordial de fournir un soutien continu, avec des sessions de formation adaptées et des ateliers pratiques, afin que chaque collaborateur maîtrise pleinement les fonctionnalités et comprenne les bénéfices des changements.
Dans notre cas, la majorité des commerciaux n'avaient jamais utilisé de CRM et ne se sentaient pas à l’aise avec les outils informatiques. La formation a été primordiale. Cette montée en compétences garantit une adoption rapide, réduit la résistance au changement et favorise une intégration harmonieuse des nouveaux modes de travail, ce qui maximise le retour sur investissement des solutions déployées.
Pour une estimation approximative, si l’on considère une activité quotidienne standard :
Malheureusement, les économies réalisées sur les outils sont compensées par les nouveaux coûts générés par les licences Sellsy et Google Workspace, ce qui limite l’impact financier global des gains.
Cependant, en prenant une année de référence à 220 jours travaillés par an, 7h par jour, on peut estimer un gain de :
👉 31,43 jours de travail par an !
Ce temps précieux peut désormais être réalloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la relation client, contribuant ainsi directement à l’efficacité, la qualité opérationnelle et à la croissance de l’entreprise.
Nous poursuivons ce partenariat en développant de nouvelles automatisations et optimisations des processus métier avec cette compagnie.
Je tiens à remercier sincèrement toute l’équipe pour la confiance qu’elle m’a témoignée tout au long de cette collaboration.
Vous aussi, vous souhaitez optimiser vos processus métier ? Que vous soyez à Bordeaux, en Nouvelle-Aquitaine ou dans toute la France :
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